Metadaten-Assistent

Der Metadaten-Assistent ist eine optional buchbare Funktion in der VLB-Titelverwaltung, die aus einem hochgeladenen Dokument (Manuskript, Exposé oder Titelstammdatenblatt) hochwertige Titelmetadaten für eine einzelne ISBN erstellt: Klassifikationen, Schlagwörter, Zielgruppenangaben und SEO-optimierte Verkaufstexte. Die Ergebnisse werden direkt in die Eingabefelder der Titelmeldung geschrieben, wo sie wie gewohnt geprüft und bearbeitet werden können.

Der Metadaten-Assistent ist in enger Kooperation zwischen dem VLB und dem Berliner KI-Startup Snackz entstanden.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Zeitersparnis: Aus Stunden manueller Metadatenarbeit werden Minuten.
Qualität: Metadaten nach aktuellen Best Practices der Branche — vollständig ausgefüllte Thema-Codes, aussagekräftige Schlagwörter, verkaufsstarke Texte.
Sichtbarkeit: Gut gepflegte Metadaten sind der wichtigste Hebel für Auffindbarkeit im Buchhandel, in Onlineshops und Bibliothekskatalogen.
Volle Kontrolle: Nichts wird ohne Zutun des Verlags gemeldet — die Titelmeldung erfolgt erst mit dem aktiven Speichern durch den Kunden.

So funktioniert es

Der Metadaten-Assistent wird Ihnen bei der Titelmeldung über die VLB-Oberfläche automatisch angezeigt, wenn Sie bei der Anlage von Produkten die Produktform Buch auswählen. Nach Wunsch wählen Sie dort die Funktion für Ihren neuen Titel aus. So führen Sie in nur vier Schritten den Prozess zur Erstellung optimaler Metadaten durch:

Schritt 1: Upload & Input

ISBN-13/GTIN-13 eingeben, Verlag auswählen und das Dokument hochladen (PDF, DOCX, ODT, EPUB oder TXT). Je inhaltsreicher das Dokument — idealerweise das vollständige Manuskript oder ein ausführliches Exposé —, desto besser die Ergebnisse.

Wurden für die ISBN bereits Metadaten generiert, bietet der Assistent an, die vorhandenen Daten kostenfrei erneut zu übernehmen oder kostenpflichtig neu zu generieren.

Schritt 2: Positionierung & Hinweise

Buchkategorie wählen (Belletristik, Sachbuch, Ratgeber, Reiseführer, Fachbuch, Kinder- & Jugendbuch, Young Adult & New Adult, Sonstige) und optional Positionierungshinweise ergänzen (siehe Abschnitt 4).

Schritt 3: Datenpunkte & Sprache

Auswählen, welche Felder befüllt werden sollen (standardmäßig alle) und in welcher Sprache die Inhalte erstellt werden (Deutsch oder Englisch). Es können nur Felder befüllt werden, die sich aus dem hochgeladenen Inhalt erschließen lassen.

Einige Felder werden von der KI generiert (z. B. Schlagwörter, Texte), andere aus Ihrem Dokument extrahiert (z. B. Titel, Seitenzahl, Inhaltsverzeichnis). Extrahiert werden kann nur, was im Dokument enthalten ist.

Schritt 4: Abschließen

Zusammenfassung mit Preis, Bestätigung der kostenpflichtigen Generierung. Vor dem Kauf können vollständige Beispielergebnisse für alle Buchkategorien eingesehen werden ("Was bekomme ich?").

Schritt 5: Metadatenerstellung abwarten

Die Erstellung dauert in der Regel 5–10 Minuten; der Fortschritt wird angezeigt (Browserfenster geöffnet lassen). Anschließend stehen alle Ergebnisse direkt in den Feldern der Titelmeldung.

Wichtig: Schließen Sie das Browserfenster nicht, bis Sie auf "Speichern" geklickt haben.

Schritt 6: Inhalte prüfen & Feedback geben

Prüfen Sie die generierten Inhalte und passen Sie sie bei Bedarf an. Sie sind als Verlag/ Self-Publisher für die gemeldeten Titeldaten verantwortlich. Alle Felder lassen sich wie gewohnt bearbeiten, ergänzen oder löschen; die Meldung an das VLB erfolgt erst durch das aktive Speichern des Formulars. Über die Feedback-Funktion (Sterne-Bewertung mit Kommentarfeld) können Sie uns außerdem direkt mitteilen, wie zufrieden Sie mit dem Ergebnis waren. Ihr Feedback fließt in die Weiterentwicklung und Verbesserung der Funktion ein.

Welche Metadatenfelder werden befüllt?

Kategorie	Felder
Titeldaten & Basisangaben	Titel, Untertitel, Seitenzahl, Auflagennummer, Urheber (Name, Vorname, Rolle), Biographische Angabe, Hauptinhalt, Produktsprache
Produktklassifikationen	Warengruppe, Thema-Klassifikation (Hauptcode, Inhaltscodes, Qualifier), Schlagwörter, BISAC-Codes, Tropes (Belletristik)
Zielgruppe & Altersempfehlung	Zielgruppenbeschreibung, Kundengruppe, Altersempfehlung
Texte	Produktbeschreibung für Buchhandel und Endkunden, Verkaufshinweise, Kurzbeschreibung, Claim/Promotional Headline, Inhaltsverzeichnis

Warum lohnen sich die optionalen Positionierungshinweise?

Die KI arbeitet mit dem, was sie über das Buch weiß. Und niemand weiß mehr über das Buch als Sie: Wie es positioniert werden soll, für wen es geschrieben ist, neben welchen Titeln es im Regal stehen wird — all das haben Sie ohnehin schon im Kopf. Geben Sie diese Gedanken einfach mit hinein: Die KI greift sie direkt auf und erstellt die Texte von Anfang an näher an Ihren Vorstellungen.

Lassen Sie sie weg, funktioniert die Generierung aber trotzdem sehr gut.

Daten- & IT-Sicherheit

Wir wissen, dass Manuskripte und Exposés zum Wertvollsten gehören, was ein Verlag besitzt. Entsprechend behandeln wir sie:

Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU. Alle Server, auf denen Dokumente und Metadaten verarbeitet und gespeichert werden, stehen in der Europäischen Union.
Kein KI-Training. Hochgeladene Dokumente und generierte Metadaten werden zu keinem Zeitpunkt für das Training von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von eingesetzten Modellanbietern. Dies ist mit den Modellanbietern vertraglich abgesichert.
Zweckbindung. Die Daten werden ausschließlich zur Erstellung der Metadaten für den jeweiligen Titel verarbeitet — für nichts anderes.
Geschlossene Verarbeitungsumgebung. Die Verarbeitung erfolgt in abgeschotteten Umgebungen, aus denen keine Daten nach außen gelangen. Es erfolgt keine Weitergabe an unbefugte Dritte.
Verschlüsselung. Übertragung und Speicherung erfolgen verschlüsselt (Verschlüsselung in Transit und at Rest).
Löschung. Hochgeladene Dokumente werden direkt nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht; generierte Metadaten werden nach Ablauf der einmonatigen Vorhaltefrist gelöscht.
Datenschutz & DSGVO: Für die Generierung von Metadaten werden keine personenbezogenen Daten von Nutzern verarbeitet. Sofern in den hochgeladenen Dokumenten vorhanden, werden personenbezogene Daten von Urhebern verarbeitet.

FAQ

Was kostet die Generierung?

27,00 € zzgl. MwSt. je ISBN und Generierungsvorgang, abgerechnet über die VLB-Rechnung. Fehlgeschlagene Generierungen kosten nichts. Bis Jahresende ist die erste Generierung pro Verlag kostenfrei.

Gibt es eine Möglichkeit, das Feature kostenlos auszuprobieren?

Ja: Bis Jahresende erhält jeder Verlag (nicht jede Nutzerin/jeder Nutzer) eine Metadaten-Generierung geschenkt. So lässt sich die Qualität der Ergebnisse risikofrei am eigenen Titel testen.

Wie behalte ich den Überblick über die Kosten?

In der Kostenübersicht sehen Sie jederzeit genau, für welche ISBN Sie das Feature in Anspruch genommen haben — mit Titel und Datum der Freischaltung. Damit wissen Sie exakt, welche Positionen auf Ihrer Jahresabrechnung stehen werden, und können die VLB-Rechnung jederzeit abgleichen.

Wie lange dauert es?

In der Regel 5–10 Minuten. Der Fortschritt wird angezeigt; das Browserfenster sollte währenddessen unbedingt geöffnet bleiben.

Was passiert, wenn die Generierung abbricht oder fehlschlägt?

Es entstehen keine Kosten, und die Generierung kann direkt erneut gestartet werden. Bereits erfolgreich generierte Daten bleiben einen Monat abrufbar und können kostenfrei erneut übernommen werden.

Werden die Daten automatisch an das VLB gemeldet?

Nein. Die KI schreibt die Ergebnisse nur in die Eingabefelder der Titelmeldung. Die Meldung an das VLB erfolgt erst, wenn der Verlag das Formular aktiv speichert — vorher verlässt nichts das Formular.

Kann ich die generierten Daten prüfen und ändern?

Ja, uneingeschränkt. Alle KI-befüllten Felder sind farblich markiert und lassen sich wie gewohnt bearbeiten, ergänzen oder löschen. Wir empfehlen, alle Inhalte vor der Titelmeldung zu prüfen — die redaktionelle Verantwortung bleibt beim Verlag.

Überschreibt die KI meine bereits eingegebenen Daten?

Bereits befüllte Felder können durch KI-Metadaten ersetzt werden. Darauf wird vor der Generierung ausdrücklich hingewiesen und die Kenntnisnahme muss aktiv bestätigt werden.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

PDF und EPUB.

Welches Dokument liefert die besten Ergebnisse?

Je mehr Inhalt, desto besser: idealerweise das vollständige Manuskript, alternativ ein ausführliches Exposé oder Titelstammdatenblatt. Aus einem zweiseitigen Abstract kann die KI weniger ableiten als aus 300 Seiten Text.

Warum bleiben manche Felder leer?

Befüllt wird nur, was sich aus dem hochgeladenen Inhalt und den Angaben seriös extrahieren oder generieren lässt. Enthält ein Bilderbuch kein Inhaltsverzeichnis, wird auch keines erfunden.

In welchen Sprachen können Metadaten erstellt werden?v

Aktuell Deutsch und Englisch. Die Sprache richtet sich nach der Auswahl im 3. Schritt. Ein englisches Manuskript bedeutet nicht dass Metadaten auf englisch erstellt werden.

Was passiert mit meinem Manuskript?

Es wird ausschließlich zur Metadatenerstellung verarbeitet, für nichts anderes. Sobald die Metadaten erstellt sind, werden die hochgeladenen Dokumente gelöscht.

Ich habe für diese ISBN schon einmal generiert, sehe aber keine Daten. Muss ich erneut zahlen

Innerhalb eines Monats nicht: Der Assistent erkennt die ISBN und bietet die kostenfreie Übernahme der vorhandenen Daten an. Eine Neu-Generierung (z. B. mit anderer ISBN oder anderem Dokument) ist kostenpflichtig.

Kann ich mehrere Titel auf einmal verarbeiten?

Nein. Diese Funktion gilt je Einzeltitel/ISBN.

Warum soll ich die Positionierungshinweise ausfüllen, wenn sie optional sind?

Weil sie der KI zusätzliche Hinweise geben, z.B. Marktkontext und Ihre Präferenzen, die im Manuskript nicht enthalten sind. Die Generierung funktioniert auch ohne — mit ihnen werden Schlagwörter, Zielgruppen und Texte aber deutlich treffsicherer.

Wer haftet für die Inhalte?

Die KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Die inhaltliche Verantwortung für die final gemeldeten Titeldaten liegt beim Verlag.

Bin ich verpflichtet, meine Metadaten damit zu pflegen?

Nein. Der Metadaten-Assistent ist eine optionale Funktion, die Sie bei Ihrer Titelverwaltung unterstützen soll. Sie wählen aus, wann Sie die Funktion einsetzen.