ISNI/ORCID-Leitfaden für VLB-(Selbst-)Verlage
Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Urheber-IDs ISNI (International Standard Name Identifier), ORCID (Open Researcher and Contributor ID) und GND-ID (IDs der Gemeinsamen Normdatei der deutschsprachigen Bibliotheken) ermitteln oder registrieren und in das Verzeichnis Lieferbarer Bücher (VLB) einpflegen.
Welche Vorteile bieten ISNI, ORCID und GND-ID?
ISNI, ORCID und GND-ID sind Identifikationsnummern, die schöpferisch tätigen Personen oder Organisationen (Urheberinnen und Urhebern) in verschiedenen Zusammenhängen zugeordnet werden: übergreifend, in der Wissenschaft oder im Bibliothekswesen. Sie dienen wesentlich dazu, gleichnamige Urheberinnen und Urheber voneinander zu unterscheiden: Welcher „Peter Müller“, welche „Petra Meyer“ ist es, die ein bestimmtes Buch geschrieben hat?
Bücher werden durch die ISBN (Internationale Standardbuchnummer) identifiziert. Ebenso können Urheberinnen und Urheber mittels ISNI und ORCID eindeutig identifiziert und den von Ihnen geschaffenen Produkten verwechslungsfrei zugeordnet werden. Um den Vorteil dieser Zuordnung auch in das VLB zu integrieren, wird das Vorhandensein eines ISNIs bzw. einer ORCID ab 2025 in das Preissystem für VLB-Produkteinträge einbezogen.
Weitere Vorteile, Herausforderungen und Anwendungsbeispiele erhalten Sie in diesem Video, in dem Vertreterinnen und Vertreter von Buchhandlungen, Verlagen und der VG-Wort Praxiseinblicke in Ihre Arbeit und Erfahrungen mit Urheber-IDs geben.
Welche Bedeutung haben ISNIs und ORCIDs für den Status von Produkten?
Wenn ein Produkt die Urheberrolle „Autor / Autorin“ oder „Herausgegeben von“ besitzt und es sich bei dieser um eine „Person“ handelt, muss für dieses Produkt mindestens einer dieser Urheberinnen oder einem dieser Urheber ein ISNI oder eine ORCID zugeordnet werden. Wenn Ihre Autorin oder Ihr Autor bzw. Ihre Herausgeberin oder Ihr Herausgeber eine „Organisation“ ist, braucht diese keinen ISNI und keine ORCID. Fehlt eine solche Angabe, kann ab 2025 der Goldstatus, welcher die Voraussetzung für eine geringere Jahresgebühr ist, nicht mehr erreicht werden. Für Verlage mit wenigen Produkten greift die geringere Mindestgebühr ausschließlich, wenn alle Produkte zum Jahresende 2025 mit dem Goldstatus eingestuft werden. Bei welchen Ihrer Produkte noch Nummern fehlen, erkennen Sie in Ihrem VLB-Qualitätsreport.
Bitte beachten Sie: Für die Statusrelevanz haben Sie bis zum 31.12.2025 Zeit, die ISNIs bzw. ORCIDs im VLB hinzuzufügen!
Wenn Sie für Ihre Produkte keine Urheber-IDs (ISNI bzw. ORCID) hinterlegt haben, werden viele Ihrer Produkte im VLB im Silberstatus angezeigt. Das Vorhandensein von Urheber-IDs ist in diesen Fällen Voraussetzung für den Goldstatus und wird zum 31.12.2025 in die Abrechnung einbezogen.
1. Laden Sie Ihren Urheber-ID-Report herunter.
Nach der Anmeldung im VLB können Sie auf der Seite „Reporting“ unter dem Reiter „Urheber-IDs“ eine jederzeit aktuelle Datei mit dem Namen „ContributorReport.xlsx“ herunterladen. Die Excel Datei ist der aktuelle Stand ihrer VLB-Produkte mit den zugeordneten Urheberinnen und Urhebern sowie den bereits hinterlegten ISNIs, ORCIDs und GND-IDs. In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie sie diese Liste mit Urheber-IDs vervollständigen können.
Wichtig: Bei dem Urheber-ID-Report handelt es sich nicht um die Vorschlagslisten (zweiter Schritt) mit bereits registrierten ISNIs und ORCIDs.
Der heruntergeladene Urheber-ID-Report ist Ihre Arbeitsdatei, hier können Sie im weiteren Verlauf die ermittelten ISNIs, ORCIDs und GND-IDs Ihren Urheberinnen und Urhebern zuordnen.
Da der Urheber-ID-Report ausschließlich der Ergänzung von Urheber-IDs dient, sind die anderen Felder für die Bearbeitung gesperrt. Bitte nehmen Sie keine sonstigen Veränderungen an der Datei vor. Die Zuordnung wird im fünften Schritt relevant, bei dem Sie die Datei verwenden, um die Urheber-IDs zu Ihren Produkten im VLB hinzuzufügen.
Hinweis für ONIX-Meldungen: Pflegen Sie die Urheber-IDs, wie gewohnt, in Ihr Verlagssystem ein. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie im fünften Schritt. Der Urheber-ID-Report kann Ihnen dennoch als Grundlage dienen, um die Urheber-IDs vollständig zusammenzutragen.
2. Prüfen Sie unsere Vorschlagsliste.
In Kooperation mit der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) haben wir Ihnen in einer einmaligen Aktion Listen mit Zuordnungen von Urheber-IDs zu Ihren Produkten und Urheberinnen und Urhebern zusammengestellt. Diese Zuordnungen stammen aus der bibliothekarischen Arbeit der vergangenen Jahre und wurden durch Abgleichverfahren um ISNIs und ORCIDs ergänzt.
Laden Sie die ISNI-, ORCID- und GND-Vorschlagsliste für Ihren Verlag herunter.
Dafür benötigen Sie Ihre fünf- oder siebenstellige MVB-Kennnummer. Diese steht bei den Verlagsangaben zu jedem Produkt oben in den “Produktdetails”. Meistens ist die MVB-Kennnummer zugleich Ihr VLB-Benutzername oder in diesem enthalten.
Die Excel-Datei mit Ihren ISNI-, GND- und ORCID-Vorschlägen finden Sie unter dem angeführten Download-Link jeweils in dem Unterordner mit den ersten drei Ziffern Ihrer MVB-Kennnummer.
ISNI-, ORCID- und GND-Vorschlagslisten für Verlage
Weitere Informationen zu den Vorschlagslisten erhalten Sie hier.
Sie haben keine Datei gefunden?
Wenn zu Ihren Urheberinnen und Urhebern kein ISNI und keine ORCID ermittelt werden konnte, gibt es für Ihren Verlag keine Datei. Springen Sie in diesem Fall direkt zum dritten Schritt.
Prüfen Sie in der Tabelle, ob die Identifikationsnummern zu Ihren Urheberinnen und Urhebern passen.
Durch die Verlinkung von ISNI, GND und ORCID können Sie diese einfacher überprüfen.
Bitte beachten Sie:
- Excel-Dateien mit weniger als 33.000 Zeilen enthalten in den Spalten für ISNI, GND und ORCID Links
- Excel-Dateien mit mehr als 33.000 und weniger als 64.000 Zeilen enthalten nur in der Spalte für die GND Links
- Excel-Dateien mit mehr als 64.000 Zeilen enthalten keine Links, weshalb Sie die IDs selbst in die Suche der ISNI-, GND- und ORCID-Website kopieren müssen
Auch vorangestellte Nullen sind bei ISNI und ORCID Teil der 16stelligen Urheber-ID. Sie können die Vorschlagsliste nicht direkt für eine Meldung der Urheber-IDs ins VLB verwenden. Im fünften Schritt erfahren Sie, wie Sie die Urheber-IDs in das VLB einpflegen können.
Hier finden Sie zusätzlich unsere Videoanleitung.
Es sind nicht alle Ihre Urheberinnen und Urheber aufgeführt?
Die Vorschlagsliste enthält nur die Urheberinnen und Urheber, für die wir einen ISNI (bzw. eine ORCID) finden oder registrieren konnten. Voraussetzung dafür war, dass die DNB für die Urheberin oder den Urheber eine GND-ID erfasst hat. Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, auf die wir keinen Einfluss haben. Eine der Bedingungen ist, dass Sie als Verlag die Pflichtexemplare Ihrer Produkte bei der DNB eingereicht haben.
Es fehlen Ihnen noch ISNIs zu Ihren Urheberinnen und Urhebern?
Prüfen Sie im nächsten Schritt, ob in diesen Fällen nicht vielleicht doch schon Urheber-IDs registriert wurden.
3. Suchen Sie nach ISNIs und ORCIDs.
Bei „ISNI suchen“ können Sie durch die Eingabe eines Namens prüfen, ob für eine Urheberin oder einen Urheber bereits ein ISNI registriert worden ist, etwa durch einen anderen Verlag oder durch die Urheberin oder den Urheber selbst. Hier erhalten Sie weitere Informationen zur Suche von ISNIs.
Prüfen Sie bei wissenschaftlichen Werken auch auf orcid.org, ob Ihre Urheberin oder Ihr Urheber bereits eine ORCID für sich registriert hat.
Im fünften Schritt erfahren Sie, wie sie die Urheber-IDs in das VLB übertragen können.
Es fehlen immer noch ISNIs?
Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie Sie selbst ISNIs registrieren können.
4. Registrieren Sie fehlende ISNIs.
Fehlende ISNIs können Sie in der internationalen ISNI-Datenbank registrieren. Wenn Sie nicht Ihren eigenen Namen registrieren, lassen Sie sich ggf. von Ihren Urheberinnen und Urhebern mit der Registrierung beauftragen. Vereinbaren Sie dabei auch, welche Daten registriert werden sollen. Die Minimalangaben bestehen aus dem Namen (oder Pseudonym) der Urheberin oder des Urhebers, dem Titel einer zugehörigen Veröffentlichung sowie dem Geburtsjahr oder dem Link zu einer Webseite, auf der die Produkte des Urhebers oder der Urheberin eindeutig gelistet sind.
Alternativ bitten Sie Ihre Urheberinnen und Urheber, selbst einen ISNI für sich zu registrieren und Ihnen mitzuteilen. Vielleicht liegt auch schon eine ORCID für Wissenschaftler vor – diese wird meistens von den Urheberinnen und Urhebern selbst registriert.
Das VLB kann die Registrierung nicht für Sie übernehmen.
Ein ISNI-Registrierungsvorgang besteht aus den beiden Schritten „Zahlung“ und „Registrierung“. Diese Schritte hängen zusammen und müssen direkt nacheinander ausgeführt werden.
Zahlung
Die Registrierung kostet pro ISNI 5,00 Euro. Bezahlen können Sie derzeit per Paypal oder Kreditkarte. Bitte beachten Sie: Es handelt sich nur um eine Vorautorisierung der Zahlung. Nur wenn eine Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird der Betrag für den ISNI auch von Ihrem Konto abgebucht. Eine Rechnung erhalten Sie separat per E-Mail. Erfahren Sie hier mehr.
Registrierung
Lesen Sie hier, welche Angaben Sie bei der Registrierung eines ISNIs machen können bzw. müssen.
Registrierte ISNI-Nummern erhalten Sie nach kurzer Zeit zusammen mit Ihrer Rechnung per E-Mail. Prüfen Sie ggf. auch Ihren Spam-Ordner.
Hier geht es zum ISNI-Registrierungsvorgang. Falls Sie die Registrierung abbrechen, müssen Sie wieder mit dem Zahlungsschritt beginnen. Erfahren Sie hier mehr.
5. Melden Sie ISNIs, ORCIDs und GND-IDs.
Produktmeldung über die VLB-Web-Oberfläche oder per Excel
Wenn Sie Ihre Produktmetadaten ausschließlich über das VLB-Erfassungsformular oder per Excel-Import melden, können Sie die ISNIs, ORCIDs und GND-IDs direkt über das Erfassungsformular einpflegen oder über Ihren Urheber-ID-Report im Bereich Reporting hochladen.
Meldung der Urheber-IDs über das Erfassungsformular
Die ermittelten oder neu registrierten ISNIs, ORCIDs und GND-IDs für Ihre Urheberinnen und Urheber erfassen Sie bei dem jeweiligen Produkt im VLB. Dort finden Sie bei jeder Urheberin und jedem Urheber die drei Eingabefelder für ISNI, ORCID und GND.
Meldung der Urheber-IDs per Urheber-ID-Report
Wenn Sie die Urheber-IDs im Urheber-ID-Report aus Schritt eins eingetragen haben, können Sie diese Datei nutzen, um die ISNIs, ORCIDs und GND-IDs ans VLB zu melden.
Durch das Hochladen der Datei unter „Reporting“ / „Urheber-IDs“ werden die Urheber-IDs automatisch bei den Urheberinnen und Urhebern Ihrer VLB-Produkte gespeichert.
Den Ablauf: „Download des Urheber-ID-Reports – Ergänzung neuer ISNIs und ORCIDs – Upload des Urheber-ID-Reports“ können Sie beliebig oft wiederholen. Bitte nehmen Sie zwischen Download und Upload der Liste keine anderweitigen Änderungen an Ihren Produkten vor.
Produktmeldung per ONIX
Wenn Sie ein hausinternes Verlagssystem betreiben, aus dem Sie Produktmetadaten per ONIX an das VLB und weitere Marktteilnehmer übermitteln, hinterlegen Sie ISNIs, ORCIDs und GND-IDs, wie gewohnt, in Ihrem Verlagssystem, da ONIX-Meldungen alle Daten im VLB überschreiben. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Verlagssystembetreiber. Weiterführende Informationen erhalten Sie hier.
In unserem ISNI-FAQ erhalten Sie weiterführende Informationen zu der Pflege der Urheber-IDs.
Wie geht es weiter?
Auch bei zukünftigen Produkten sollten immer ISNIs bzw. ORCIDs für Urheberinnen und Urheber registriert und ins VLB eingetragen werden. Integrieren Sie dies in Ihre Arbeitsabläufe.
Für den VLB-Goldstatus 2025 ist es ausreichend, wenn bei Produkten mit mehreren Urheberinnen und Urhebern nur eine Urheberin oder ein Urheber mit einem ISNI versehen wird, darüber hinaus benötigen Autorinnen und Autoren bzw. Herausgeberinnen und Herausgeber, wenn es sich bei diesen um eine „Organisation“ handelt, keinen ISNI und keine ORCID. Natürlich ist es dennoch wünschenswert, dass sämtliche Urheberinnen und Urheber einen ISNI erhalten.
Danke für die Rückmeldung